Nếu bạn cần lên kế hoạch cho một sự kiện? Bằng kinh nghiệm thực tiễn cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện, chúng tôi sẽ trình bày mọi thứ bạn cần trong quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết với 7 bước đơn giản.

Hai Tư Giờ hướng dẫn cách lên kế hoạch tổ chức sự kiện hiệu quả

Các yếu tố ảnh hưởng đến lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Một bản kế hoạch tổ chức sự kiện đề cập đến tất cả các thành phần ảnh hưởng đến hiệu quả của kệ kiện. Bao gồm:

1. Các hoạt động diễn ra trong sự kiện

2. Địa điểm: Xác định địa điểm tổ chức phù hợp với tính chất và quy mô chương trình.

3. Ngân sách: ước tính tất cả chi phí sự kiện sẽ phải chi trả. Ngân sách hiện có ảnh hưởng rất nhiều đến quyết định tổ chức những hoạt động nội dung cũng như phương án quảng cáo tiếp thị hay địa điểm sự kiện diễn ra.

4. Tiếp thị: Khách mời không thể tự biết đến sự kiện của bạn và đó chính là lý do vì sao bạn cần lên phương án quảng cáo về sự kiện sắp diễn ra của thương hiệu.

5. Thực phẩm, nước uống cũng như phong cách trang trí chủ đạo.

6. MC: MC có vai trò cực kỳ quan trọng trong việc dẫn dắt mạch cảm xúc của sự kiện. Tất nhiên, bạn cần mẫu MC duyên dáng để thu hút khán giả.

7. Thời gian bắt đầu và kết thúc

8. Sân khấu: Bao gồm máy chiếu, màn hình, kết nối internet…

9. Danh sách người tham dự: Đừng quên rằng nếu muốn sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ những người đến tham dự sự kiện cần được lên danh sách và thông tin cụ thể.

Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Tính chất sự kiện là hội nghị hội thảo, sự kiện triển lãm, sự kiện khai trương hay sự kiện kỷ niệm cá nhân… với quy mô khác nhau, kế hoạch tổ chức cũng sẽ khác nhau. Dẫu vậy, chúng vẫn thống nhất với trình tự các bước tổ chức sự kiện sau:

1. Xác định mục tiêu tổ chức sự kiện

Để xác định chính xác mục tiêu sự kiện đạt được, bạn cần chủ động trả lời những câu hỏi sau:

• Đối tượng tham gia nào sẽ là mục tiêu của sự kiện? Có bao nhiêu người sẽ tham dự?
• Chi phí liên quan đến quy mô tổ chức cùng các hoạt động chủ chốt?
• Những mục tiêu mà sự kiện này mong đợi đạt được là gì? (Mục tiêu doanh thu? Mục tiêu truyền thông?)
• Mục tiêu nào quan trọng nhất và với Chỉ tiêu đánh giá ra sao?

Hai tư giờ tổ chức sự kiện khánh thành Dịch vụ trọn gói uy tín tại TPHCM

2. Thiết lập ngân sách

Tìm hiểu chi phí sẽ là bao nhiêu.

Một số chi phí quan trọng cần đưa vào ngân sách bản kế hoạch gồm:

• Địa điểm
• Thực phẩm và Đồ uống
• Giải trí
• Phong cách trang trí
• Nhân sự tổ chức sự kiện
• Tiếp thị

Chi phí khác: Ngay cả sự kiện được lên kế hoạch tốt nhất cũng có tránh khỏi những khoản chi phí phát sinh. Chúng là những khoản chi phí để khắc phục sự cố hay bổ sung thêm thiết bị, nhân sự trong quá trình sự kiện diễn ra.

Bước 3. Chọn thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện

• Quyết định thời gian diễn ra sự kiện

Tốt nhất, kế hoạch sự kiện nên được lên phương án trước 3 tháng kể từ ngày sự kiện diễn ra.

Căn cứ vào đặc điểm thời gian của nhóm đối tượng mục tiêu, xác định khoảng thời gian lý tưởng để tổ chức sự kiện. Nếu được, hãy tổ chức rơi vào điểm thời gian cuối tuần để tối ưu lượng khách mời tham dự sự kiện.

• Quyết định địa điểm tổ chức

Một khi đã thiết lập ngân sách, điều quan trọng là phải đặt địa điểm càng sớm càng tốt. Sự kiện phải có ngày tháng và địa điểm cụ thể trước khi bắt tay vào hạng mục quảng cáo.  

Khi chọn địa điểm cho sự kiện, hãy đảm bảo cân nhắc: 

Khả năng tiếp cận: Địa điểm có lối vào và thang máy dễ tiếp cận không? Có phòng vệ sinh dành cho giới tính không? Bạn sẽ có không gian cho thông dịch viên hay màn hình phụ đề trực tiếp? Điều này và nhiều yếu tố khác liên quan đến việc lựa chọn một không gian mà tất cả những người tham gia sẽ cảm thấy thoải mái.

Địa điểm có phù hợp với số lượng người tham dự dự kiến? Một sự kiện dành cho 50 người sẽ cần một không gian rất khác so với một sự kiện dành cho 500 người.

Địa điểm tổ chức có cơ sở hạ tầng cần thiết tốt, bãi đậu xe hay không? Nếu không, liệu có vị trí đỗ xe thuận tiện hoặc có dễ dàng đi đến bằng phương tiện công cộng?

Chi phí cùng Chính sách đặt cọc: Địa điểm yêu cầu đặt cọc bao nhiêu? Sẽ có thêm chi phí? Bạn sẽ nhận lại được bao nhiêu nếu bạn (trời cấm) cần phải hủy?

4. Lên nội dung chi tiết

Trong khi lập kế hoạch cho sự kiện của bạn, hãy cân nhắc việc tạo một tiến trình chi tiết để mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

Tạo một kế hoạch tổng thể cho sự kiện sẽ đảm bảo mọi khía cạnh vẫn đi đúng hướng. Không chỉ dễ dàng cho khâu lên kế hoạch, bạn còn dễ dàng quản lý được chúng dù có bất kỳ phát sinh nào.

Mẫu kế hoạch nội dung của Chương trình tổ chức sự kiện

Kịch bản chi tiết chương trình bao gồm:

• Kích bản nội dung: Thông điệp, nội dung truyền thông cần ngắn gọn, súc tính
• Kịch bản âm thanh: Âm thanh tùy chỉnh phù hợp với từng hạng mục cụ thể
• Kịch bản ánh sách: Tương tự như âm thanh, ánh sáng cũng sẽ được tinh chỉnh theo từng hạng mục công việc
• Kịch bản nhân sự: Phân công nhân sự tương ứng từng hạng mục công việc
• Kịch bản thời gian: Xác định timeline diễn ra từng hoạt động trong sự kiện

Tham khảo: Những mẫu quà tặng sự kiện hot nhất 2024

Bước 5. Tiếp thị & Quảng cáo thông tin sự kiện sẽ diễn ra

Phối hợp với các công cụ kỹ thuật số và nền tảng xã hội, thông tin đến khách mời, nhóm đối tượng tiềm năng tham dự sự kiện.

Bước 6. Lên phương án dự phòng

Đáng tiếc là luôn có những biến số nằm ngoài tầm kiểm soát của chúng ta. Dẫu vậy, sự kiện vẫn cần lên phương án dự phòng để khắc phục ngay khi sự cố xảy ra. Trong trường hợp, sự kiện chịu ảnh hưởng từ điều kiện.

Nếu không thể tránh những điểm trục trặc trên, bạn cần chuẩn bị kỹ càng nhất có thể để tránh để mình rơi vào những tình thế “tiến thoái lưỡng nan”.

Chuẩn bị một bộ tài liệu đảm bảo sự kiện khẩn cấp có tài liệu PR, hồ sơ giấy tờ quan trọng; Danh sách MC, đội văn nghệ dự phòng, PG dự phòng có thể liên hệ ngay trong trường hợp khẩn cấp…

Bước 7. Lập chỉ tiêu đánh giá sau sự kiện

Một số tiêu chí cần được ghi nhận:

Phần trăm dự đoán chính xác lượng khách mời đến với sự kiện? Thật tuyệt vời nếu đạt được mục tiêu sự kiện! Nhưng nếu không, hãy xem lại những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả sự kiện cũng như có phương án thực thi tốt hơn cho những sự kiện sau.

Phản hồi của người tham dự như thế nào? Phản hồi tích cực hay tiêu cực? Nếu là tích cực, điều gì tạo nên chúng? Và nếu không may là tiêu cực, chúng ta cần phải làm gì để khắc phục chúng?

Hoạt động tiếp thị của doanh nghiệp có hiệu quả? Hoạt động nào cung cấp ROI nhiều nhất? Tận dụng hiệu quả truyền thông, đẩy mạnh hoạt động tiếp thị thương hiệu.

Lưu ý: Thông thường những hạng mục này cần được triển khai trước thềm diễn ra sự kiện là 48 giờ.

Hy vọng những thông tin bài viết Hai Tư Giờ chia sẻ sẽ giúp bạn hoàn thiện kế hoạch tổ chức sự kiện chuẩn chỉnh nhất. Và đừng quên theo dõi thêm nhiều bài viết hay của chúng tôi tại Mục Tin tức bạn nhé!