Tổ chức hội nghị hội thảo là hình thức sự kiện trở nên khá quen thuộc đối với các doanh nghiệp ngày nay. Tuy nhiên, hai sự kiện trên lại là hai khái niệm hoàn toàn khác biệt. Song không phải doanh nghiệp nào cũng nhận thức được điều này.

1. Tổ chức hội nghị hội thảo là gì?

Hội thảo hội nghị đều trình những bày vấn đề mang tính khoa học hoặc chủ đề “nóng” của thực tiễn xã hội. Về bản chất, Hội thảo chính là cuộc thảo luận để làm sáng tỏ nguyên nhân và nhiều nội dung liên quan đến chủ đề đang được bàn luận.

quy trình tổ chức hội nghị hội thảo chuyên nghiệp

Hội nghị là một cuộc họp. Mục đích của cuộc họp là tìm kiếm các giải pháp phù hợp và phương hướng đi mới trong tương lai. Dựa vào việc trao đổi & bàn bạc các vấn đề đang diễn ra, dựa trên các số liệu có sẵn, phân tích để tìm ra điểm hạn chế và kinh nghiệm dành cho vấn đề đó.

2. Vai trò của tổ chức hội thảo đối với doanh nghiệp                 

◼️ Hội thảo là nơi tập hợp chuyên gia trong lĩnh vực. Tạo cơ hội gia lao và chia sẻ kiến thức chuyên môn.

◼️ Duy trì mối quan hệ khách hàng hiện tại đồng thời gia tăng thu hút với những khách hàng tiềm năng.

◼️ Nâng cao hình ảnh thương hiệu, tạo mối quan hệ với các cơ quan truyền thông.

◼️ Thông tin nội dung trong hội thảo thường trở thành định hướng phát triển cho doanh nghiệp.

3. Các hình thức hội thảo hội nghị phổ biến nhất

Các hình thức tổ chức hội nghị hội thảo thường gặp:

◼️ Hội nghị tổng kết năm: Đây là hoạt động mà hầu hết các doanh nghiệp đều thực hiện vào dịp cuối năm. Mục đích tổng kết và nhìn lại quá trình phát triển suốt một năm qua. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp rút ra kinh nghiệm và định hướng hoạt động tốt hơn trong năm tiếp theo.

tổ chức sự kiện văn hóa doanh nghiệp

◼️ Hội nghị hợp tác đầu tư và phát triển: Hình thức hội nghị tập trung vào các danh mục dự án đầu tư tiềm năng thông qua tác vụ phân tích các vấn đề liên quan đến dự án.

◼️ Hội nghị khách hàng: Sự kiện thường xuyên tổ chức nhắm đến nhóm đối tượng là khách hàng và đối tác. Thông qua hội nghị, doanh nghiệp bày tỏ sự tri ân đến những tổ chức, các nhân tin tưởng lựa chọn thương hiệu.

Các hình thức hội thảo thường gặp:

◼️ Workshop: Workshop là một hình thức hội thảo nhằm chia sẻ kiến thức thực tiễn về một lĩnh vực nhất định như marketing, tài chính, ngân hàng… Sự kiện này có sự tham gia của khách hàng và đối tác. Nhằm trao đổi kỹ thuật và phương thức kinh doanh tiên tiến hơn.

◼️ Hội thảo chuyên đề: Buổi hội thảo xoay quanh các vấn đề chính đang được quan tâm. Trong hội thảo này, các chuyên gia trong lĩnh vực đó được coi như chủ tọa, người tham dự sẽ là những người lắng nghe và đưa ra câu hỏi

◼️ Hội thảo giới thiệu sản phẩm mới: Đây là hình thức hội thảo nhằm giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới đến công chúng. Qua đó, doanh nghiệp truyền tải những ưu thế của mình.

4. Quy mô hội nghị và hội thảo

Xét theo quy mô hội nghị và hội thảo tại Việt Nam, có thể phân chia thành 3 loại: lớn, vừa và nhỏ.

◼️ Hội thảo – hội nghị quy mô lớn: là sự kiện được tổ chức với tầm cỡ quốc gia – quốc tế.

◾️ Số lượng người tham gia trực tiếp tại sự kiện trên 1.000 người. Có sự tham gia của các nhân vật lớn, có tầm ảnh hưởng trong khu vực.
◾️ Những hội thảo – hội nghị lớn có tác động lớn đến xu hướng, hoạt động của một khu vực, quốc gia.

◼️ Hội thảo – hội nghị quy mô vừa: là sự kiện được tổ chức với quy mô ngành – lĩnh vực cụ thể.

Số lượng người tham gia trực tiếp từ 100 – dưới 1.000 người. Có sự tham gia của các nhân vật ảnh hưởng trong ngành nghề, lĩnh vực.

◾️ Những hội thảo – hội nghị có tác động lớn đến xu hướng, hoạt động trong một lĩnh vực, ngành nghề cụ thể.

◼️ Hội thảo – hội nghị quy mô nhỏ: là sự kiện được tổ chức với quy mô doanh nghiệp.

◾️ Số lượng người tham gia trực tiếp dưới 100 người. Có sự tham gia của các nhân vật quan trọng, chủ chốt của công ty cùng các đối tác, khách hàng.

◾️ Những hội thảo – hội nghị có tác động đến hoạt động và định hướng sắp tới bên trong nội bộ công ty.

5. Các bước lập kế hoạch tổ chức hội thảo hội nghị

◼️ Xác định chủ đề: Hội thảo sẽ nói về chủ đề gì, mục đích ra sao? Nếu bạn không thể xác định mục tiêu rõ ràng này, hội thảo không thể hấp dẫn người xem.

◼️ Xác định các đối tượng tham dự: Diễn giả, người phát ngôn và khách mời sự kiện là ai? Lập danh sách cụ thể nhất. Hãy để trống một vài vị trí dự phòng.

tổ chức hội nghị hội thảo haitugio

Hai Tư Giờ là đơn vị chuyên tổ chức hội thảo uy tín tại TPHCM

◼️ Tìm kiếm địa điểm tổ chức: Một số địa điểm tổ chức hội thảo là trung tâm hội nghị hoặc khách sạn…

◼️ Chuẩn bị vật dụng cần thiết: Xem xét địa điểm tổ chức, có cần trang bị thêm trang thiết bị âm thanh, ánh sáng…

◼️ Chuẩn bị nhân sự sự kiện: Lễ tân, kỹ thuật viên, trang trí, tiếp khách,…

◼️ Truyền thông sự kiện: Bước khá quan trọng hỗ trợ cho quá trình đi đến thành công của hội nghị hay hội thảo. Càng nhiều người biết đến, tỷ lệ thành công sự kiện của bạn càng cao.

6. Quy trình các bước tổ chức hội nghị hội thảo

◾️ Chuẩn bị kịch bản: chủ đề hội thảo, kịch bản truyền thông, kịch bản MC…

◾️ Trang trí địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo: Treo băng rôn đón tiếp khách, banner dọc theo lối đi và địa điểm xung quanh, dải thảm đỏ trên lối đi,…

◾️ Kiểm tra lắp đặt sân khấu ở khu vực tổ chức

◾️ Trang trí sân khấu bằng thảm đỏ, hoa tươi, backdrop,…

◾️ Lắp đặt các thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn chiếu

◾️ Khu vực dành cho đại biểu: Đặt biển tên, nước uống, bánh kẹo, hoa tươi, khăn trải bàn, sắp xếp ghế ngồi ngay ngắn,…

◾️ Khu vực dành cho khách tham dự khác: Sắp xếp ghế ngồi ngay ngắn, khoa học,…

◾️ Khu vực lễ tân: Sắp xếp bàn ghế, nước uống, bánh khẹo, tài liệu,… cho khách trong lúc tham dự sự kiện.

Sau khi kiểm tra các khu vực xong, bộ phận lễ tân thực hiện công việc đón tiếp khách tham dự, hướng dẫn khách vào hội trường, phát tài liệu cho khách (nếu có).

7. Các vấn đề cần lưu ý khi thực hiện

◼️ Khách mời “chuyên gia” tạo độ tin tưởng

Trong các buổi hội thảo, khách mời là chuyên gia tạo sự tin tưởng cao. Bên cạnh đó, người tổ chức cũng cần lên danh sách câu hỏi cùng kịch bản riêng cho chuyên gia.

◼️ Truyền thông cho sự kiện

Để buổi hội thảo diễn ra thành công không thể thiếu hoạt động truyền thông cho sự kiện. Thời gian truyền thông không nên quá sớm. Như thế có thể giảm bớt sức nóng của sự kiện. Các hoạt động truyền thông nên diễn ra từ 1 – 2 tuần trước sự kiện và sử dụng các kênh truyền thông phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu.

◼️ Lấy thông tin người tham dự

Mục đích quan trọng của hội thảo đó là tăng cường mối quan hệ với khách hàng hiện tại và tìm kiếm thêm khách hàng mới. Thông qua một số hình thức như: điền form online, đăng ký nhận email hoặc sử dụng thẻ thành viên, bạn có danh khách khách hàng tiềm năng đầy triển vọng.

8. Quy trình tổ chức hội thảo hội nghị tại Haitugio

Bước 1: Liên hệ tư vấn miễn phí

Khách hàng có nhu cầu tổ chức hội thảo – hội nghị có thể liên hệ với Haitugio qua 2 phương thức sau:

☎️ Hotline: 0931 608 289 – 0961 445 711

📧 Hoặc email:tunguyen24h@gmail.com

Nhân viên Haitugio sẽ nhanh chóng phản hồi và tư vấn cho quý khách hàng: từ lập kế hoạch đến tổ chức triển khai sự kiện.

Bước 2: Quý công ty sẽ được nhân viên tư vấn – báo giá chi tiết

✅ Bảng chi tiết sự kiện và các nội dung chính cần thống nhất:

✅ Mục đích, mục tiêu cần đạt được của buổi hội thảo

✅ Nội dung chính của sự kiện

✅ Quy mô của sự kiện

✅ Địa điểm, thời gian tổ chức

✅ Nhân sự triển khai

✅ Kế hoạch truyền thông

✅ Kịch bản diễn ra sự kiện

Bước 3: Chuẩn bị cho sự kiện

Sau khi thống nhất và ký kết hợp đồng, Haitugio tiến hành các công tác chuẩn bị cho sự kiện:

Xác định đúng công việc, trách nhiệm cụ thể rõ ràng cho từng người, từng nhóm.

◼️ Triển khai nhóm phụ trách đối ngoại, truyền thông

In thư mời cho khách hàng (nếu có)

Gửi thư mời, liên hệ diễn giả, MC

Xem xét địa điểm

Xin giấy phép…

◼️ Triển khai nhóm hậu cần chương trình

Setup hội trường

Sắp xếp quà tặng, phương tiện đi lại…

Tiệc giữa giờ tea break, ăn uống, nghỉ ngơi

Sắp xếp trang thiết bị hội trường

◼️ Triển khai nhóm nhân sự vận hành sự kiện.

Lễ tân đón khách

Đưa khách vào hội trường…

Sắp xếp vị trí

Hỗ trợ khách mời

◼️ Triển khai nhóm kỹ thuật

Ghi hình

Đảm bảo thiết âm thanh, ánh sáng.

Đảm bảo được sự phối hợp nhịp nhàng, các tiết mục trình diễn khác…

Bước 4: Triển khai tổ chức hội thảo

Haitugio có đội ngũ kiểm tra, giám sát tiến độ thường xuyên, điều phối hội thảo diễn ra theo đúng kịch bản sự kiện

Bước 5: Kết thúc chương trình hội thảo

Haitugio bố trí nhóm quà tặng doanh nghiệp, gửi quà lưu niệm dành cho khách mời và người tham dự.

Bước 6: Đánh giá và báo cáo hiệu quả sự kiện

✅ Đánh giá hoạt động và nội dung chương trình

✅ Thực tế số người tham dự và ý kiến của khách hàng

✅ Kết quả hoạt động truyền thông

Gửi thông tin liên hệ

    DMCA.com Protection Status