SỰ KIỆN KHAI TRƯƠNG

Trong kinh doanh, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cố gắng xây dựng hình ảnh đẹp trong mắt khách hàng, đặt biệt là trong lần đầu tiên ra mắt công chúng. Nên sự kiện khai trương là cơ hội tốt nhất để doanh nghiệp thể hiện sự nôi bật, độc đáo của bản thân trên thị trường. Từ đó có thể để lại dấu ấn bên trong khách hàng.

1. Sự kiện khai trương là gì

Sự kiện khai trương là buổi lễ chuẩn bị cho sự ra mắt của doanh nghiệp, là bước đánh dấu sự tồn tại của một chi nhánh hay donah nghiệp trên thị trường. Là một khởi đầu đầy hứa hẹn cho sự phát triển và thịnh vượng trong tươi lai.

2. Vai trò của sự kiện khai trương

◾️ Mở đầu thành công, suôn sẽ thì mọi hoạt động kinh doanh sau này sẽ trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn, đem lại nhiều may mắn hơn cho doanh nghiệp. Đây chính là quan niệm từ xa xưa của bất kỳ người làm kinh doanh nào cũng luôn chú trọng.

◾️ Sự kiện khai trương hoành tráng sẽ thu hút và gây ấn tượng với bộ phận truyền thông. Đặc biệt là nhóm khách hàng tiềm năng trong tương lai. Nó sẽ là yếu tố ảnh hưởng lớn đến kế hoạch truyền thông sau này của công ty.

◾️ Là cơ hội để giới thiệu thương hiệu, sản phẩm/dịch vụ nổi bật của công ty đến với đối tác, khách hàng trong tương lai.

3. Đặc điểm của ngày giờ khai trương

◾️ Đây có thể xem là việc mê tín nhưng những người kinh doanh luôn tuân theo, mọi việc luôn có kiêng có lành, cẩn trọng một chút vẫn hơn.

◾️ Việc chọn thời khắc khai trương luôn được quan tâm hàng đầu. Những yếu tố ảnh hưởng lớn cho thời khắc này là: Ngày và giờ khai trương. Thời khắc này được xác định tùy vào tuổi của mỗi người, có người thời khắc này là xấu nhưng với người kia thì lại là tốt. Nên không thể xem chung một giờ cho tất cả các đối tượng.

◾️ Nếu chọn được những ngày tốt thì việc làm ăn của doanh nghiệp sẽ rất tốt, thuận lợi và gặp nhiều may mắn, vì thời khắc khai trương được vượng cát hay họa hung cho doanh nghiệp phụ thuộc vào giờ tốt hay xấu đối với bản mệnh của chủ doanh nghiệp.

◾️ Nếu thời khắc cực xấu thì việc kinh doanh của doanh nghiệp sẽ xuất hiện biến cố khác tác động đến để hoạt động của doanh nghiệp.

4. Địa điểm tổ chức khai trương

Hoạt động khai trương diễn ra trực tiếp tại địa điểm kinh doanh, việc khảo sát trước địa điểm tổ chức khai trương là vô cùng quan trọng. Việc này ảnh hưởng tới quy mô, chất lượng của sự kiện ngày hôm đó. Địa điểm cần phải tổ chức khảo sát và đo đạc, có được thông tin chính xác mới có thể lên phương án một cách chuyên nghiệp, tránh những rủi ro trong quá trình thực hiện.

5. Các bước chuẩn bị sự kiện khai trương

Ở bất cứ sự kiện nào, thì phần đầu tiên trước khi diễn ra tất cả các sự kiện điều quan trong trọng trước tiên thiết lập danh sách những hạng mục cần chuẩn bị trước thời gian diễn ra lễ khai trương, bao gồm:

◾️ Trang trí lễ khai trương: có thể là hoa tươi, hoa giấy, bong bóng, cổng chào, băng rôn, banner…

◾️ Sân khấu lễ khai trương: sàn sân khấu, thảm trải sàn sân khấu, khung treo backdrop có thể dùng màn led thay backdrop vì có nhiều công dụng, thiết bị âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, màn chiếu…

◾️ Các khu vực quanh sân khấu: Hàng rào bảo vệ, rào inox làn đường dành cho VIP lên sân khấu phát biểu.

◾️ Khu vực dưới sân khấu: Ghế ngồi cho khách tham dự, bàn đại biểu cho khách mời…

◾️ Nơi tiếp đón khách tham dự: Bàn lễ tân, bàn tiệc tea-break…

◾️ Thiết bị, đồ dùng lưu động trong lễ khai trương: Quạt công nghiệp công suất lớn, máy phát điện dự phòng, thiết bị tránh mưa, nắng cho quan khách.

Pháo điện, pháo hoa giấy, đồ uống, tiệc tea-break có thể mời quan khách dùng sau khi xong buổi lễ.

6. Các bước triển khai tổ chức sự kiện khai trương

◾️ Đón khách – ổn định vị trí, chổ ngồi

Check in khách mời đến tham dự và bố trị đội PG những bảng hướng dẫn tham dự cần được đặt ở những nơi dễ nhìn để khách mời có thể dễ dàng quan sát được.

◾️ Chươn trình văn nghệ

Các tiết mục biểu diễn đầu tiên nhằm thu hút sự chú ý và tạo nên bầu không khí náo mở màn sự kiện

◾️ Video giới thiệu doanh nghiệp

Tổng quan về doanh nghiệp, tiểu sử thành lập, sản phẩm/dịch vụ, lợi ích khi hợp tác và sử dụng sản phẩm, xu hướng phát triển trong tương lai,…

◾️ Khai mạc sự kiện khai trương

MC giới thiệu các nhân vật khách mời quan trọng. Đây là phần thủ tục bắt buộc ở trong sự kiện tuy nhiên để tránh gây nhàm chán cần ngắn gọn và đầy đủ nhất.

◾️ Tiến hành cắt băng khai trương

Chương trình cắt băng khai trương và múa luân.

◾️ Các tiết mục kèm theo

— Văn nghệ

— Minigame dành cho người tham dự, tạo không khí vui vẻ để mọi người nhiệt tình tham gia các trò chơi

— Bốc thăm trúng thưởng: Tạo không khí hồi hộp và hưng phấn hơn cho khách mời khi công bố và trao giải cho các nhân vật may mắn nhất buổi lễ.

◾️ Kết thúc sự kiện khai trương

Bế mạc, mời khách tham quan doanh nghiệp, cửa hàng. Chương trình dùng thử sản phẩm, tặng voucher, ưu đãi dành cho khách mời.

7. Quy trình tổ chức sự kiện khai trương tại Haitugio

Bước 1: Liên hệ tư vấn miễn phí

Khách hàng có nhu cầu tổ chức hội thảo – hội nghị có thể liên hệ với Haitugio qua 2 phương thức sau:

☎️ Hotline: 0931 608 289 – 0961 445 711

📧 Hoặc email:tunguyen24h@gmail.com

Nhân viên Haitugio sẽ nhanh chóng phản hồi và tư vấn cho quý khách hàng: từ lập kế hoạch đến tổ chức triển khai sự kiện.

Bước 2: Quý công ty sẽ được nhân viên tư vấn – báo giá chi tiết

Bảng chi tiết sự kiện và các nội dung chính cần thống nhất:

✅ Các nội dung chính của sự kiện

✅ Địa điểm, thời gian tổ chức

✅ Nhân sự triển khai

✅ Kế hoạch truyền thông

✅ Kịch bản diễn ra sự kiện

Bước 3: Chuẩn bị cho sự kiện

Sau khi thống nhất và ký kết hợp đồng, Haitugio tiến hành các công tác chuẩn bị cho sự kiện:

Xác định đúng công việc, trách nhiệm cụ thể rõ ràng cho từng người, từng nhóm.

✅ Triển khai nhóm phụ trách đối ngoại, truyền thông

— In thư mời cho khách hàng (nếu có)

— Gửi thư mời, liên hệ diễn giả, MC

— Xem xét địa điểm

— Xin giấy phép…

✅ Triển khai nhóm hậu cần chương trình

— Setup hội trường

— Sắp xếp quà tặng, phương tiện đi lại…

— Tiệc giữa giờ tea break, ăn uống, nghỉ ngơi

— Sắp xếp trang thiết bị hội trường

✅ Triển khai nhóm nhân sự vận hành sự kiện.

— Lễ tân đón khách

— Đưa khách vào hội trường…

— Sắp xếp vị trí

— Hỗ trợ khách mời

✅ Triển khai nhóm kỹ thuật

— Ghi hình

— Đảm bảo thiết âm thanh, ánh sáng.

— Đảm bảo được sự phối hợp nhịp nhàng, các tiết mục trình diễn khác…

Bước 4: Triển khai chương trình khai trương

Haitugio có đội ngũ kiểm tra, giám sát tiến độ thường xuyên, điều phối hội thảo diễn ra theo đúng kịch bản sự kiện

Bước 5: Kết thúc chương trình khai trương

Haitugio bố trí nhóm quà tặng doanh nghiệp, gửi quà lưu niệm dành cho khách mời và người tham dự.

Bước 6: Đánh giá và báo cáo hiệu quả sự kiện

Đánh giá hoạt động và nội dung chương trình

Thực tế số người tham dự và ý kiến của khách hàng

Kết quả hoạt động truyền thông

Đảm bảo các yếu tố sau:

◾️ Xây dựng kịch bản lễ khai trương đầy đủ chi tiết, với nội dung độc đáo hấp dẫn, truyền tải toàn bộ thông điệp, nội dung mà doanh nghiệp muốn thực hiện đến với khách hàng.

◾️ Cung cấp PG lễ tân với ngoại hình xinh đẹp, được đào tạo bài bản chuyên sâu.

◾️ Cung cấp Mc dẫn dắt chuyên nghiệp, ứng biến và xử lý linh hoạt trong mọi tình huống.

◾️ Setup tất cả các hạng mục cẩn thận, chi tiết từ trang trí đến các thiết bị âm thanh, ánh sáng.

◾️ Đội ngũ nhân sự phục vụ sự kiện chuyên nghiệp tận tâm năng động trong công việc, chủ động linh hoạt xử lý các tình huống phát sinh nhanh chóng.

◾️ Chi phí tổ chức lễ khai trương hợp lý, phù hợp với ngân sách của khách hàng.