07-07-2020

Hàng năm các doanh nghiệp thường tổ chức hội nghị khách hàng nhân dịp cuối năm để tri ân cũng như lắng nghe ý kiến và nhu cầu của khách hàng. Để từ đó tăng cường sự gắn kết trong mối quan hệ cũng như thu hút lượng lớn khách hàng thân thiết tiềm năng. Bên cạnh đó còn là cơ hội để các doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng tốt nhu cầu tiêu dùng cho khách hàng và tạo nên sức cạnh tranh trên thị trường.

1. Vì sao nên tổ chức hội nghị khách hàng cuối năm?

Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng cuối năm là cơ hội vàng cho doanh nghiệp, tổ chức gặp gỡ và trao đổi trực tiếp với khách hàng, đối tác hoặc các cơ quan truyền thông nhằm mục đích thu thập thông tin đa chiều về sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của mình.

Đối với doanh nghiệp nói chung và các tổ chức cá nhân nói riêng, hội thảo, hội nghị khách hàng cuối năm là dịp:

◼️ Hội nghị khách hàng là dịp doanh nghiệp tri ân những khách hàng lâu năm của mình

 Mỗi doanh nghiệp luôn có lượng khách hàng nhất định và những khách hàng đó lại là khách hàng tiềm năng và mục tiêu của đối thủ cạnh tranh. Điều cần thiết nhất là doanh nghiệp cần có chính sách đãi ngộ đối với những khách hàng đó nhằm giữ và duy trì khách hàng của mình. Đây cũng là dịp doanh nghiệp gửi lời cảm ơn tới khách hàng đã lựa chọn và trung thành với doanh nghiệp cùng lời cam kết tiếp tục hợp tác lâu dài.

◼️ Thu thập thêm nhiều thông tin, ý kiến về dịch vụ, sản phẩm của thương hiệu

Như chúng ta đã biết, giữa khách hàng và doanh nghiệp luôn có một khoảng cách. Để rút ngắn khoảng cách đó, việc tổ chức hội nghị khách hàng cuối năm được xem là cơ hội tuyệt vời nhất. Lúc này, khách hàng và doanh nghiệp có thể giao lưu trực tiếp với nhau. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể diễn đạt chiến lược, chính sách cũng như tri ân khách hàng.

Còn khách hàng thì cũng có thể biết thêm nhiều hơn về công ty. Họ cũng có thể góp ý cho doanh nghiệp của bạn ngày càng hoàn thiện hơn.

◼️ Phủ sóng rộng rãi sản phẩm của doanh nghiệp: 

Tùy từng chương trình mà doanh nghiệp có trình diễn dây chuyền sản xuất hay đưa khách hàng đi tham quan nhà máy hay không. Nhưng dù có hay không thì hội nghị khách hàng vẫn là một công cụ hữu hiệu cho doanh nghiệp quảng bá sản phẩm của mình với khách hàng. Một sự kiện thành công, nổi bật sẽ là cách lan tỏa, phủ sóng tốt nhất mà không có bản quảng cáo nào mang lại hiệu quả hơn.

◼️ Thu hút khách hàng tiềm năng

Đối với kinh doanh, các doanh nghiệp không bao giờ dừng lại ở khách hàng cũ mà luôn muốn tìm kiếm thêm nhiều khách hàng mới. Đó là một mục tiêu quan trọng của việc tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng. Thông qua sự kiện này, hình ảnh của doanh nghiệp được lan tỏa sẽ tạo uy tín cùng sức ảnh hướng lớn cho những khách hàng tiềm năng.

◼️ Làm tăng thêm sự chú ý, sự tin tưởng của khách hàng đối với doanh nghiệp

Để cạnh tranh với các doanh nghiệp hoạt đông cùng một ngành nghề khác thì việc tổ chức hội nghị khách hàng được xem là sự cạnh tranh vô cùng hiệu quả nhất.

Đây là sự kiện thể hiện sự quan tâm, chăm sóc của công ty đối với khách hàng. Ngoài ra, có thể quảng bá hình ảnh thương hiệu tốt đẹp của công ty tới công chúng.

◼️ Quảng bá thương hiệu cùng văn hóa doanh nghiệp.

Hội nghị khách hàng là một trong những sự kiện văn hóa quan trọng của doanh nghiệp. Tùy quy mô của chương trình mà việc lan truyền hình ảnh của công ty nhiều hay ít. Nhưng đây vẫn là một cơ hội tốt cho doanh nghiệp thể hiện mình với công chúng cùng những khách hàng quan tâm. Thương hiệu sản phẩm cùng văn hóa công ty là một nét riêng biệt không lẫn được với những doanh nghiệp khác và doanh nghiệp sẽ thành công nếu thể hiện thật tốt nét riêng này của mình với khách hàng.

3. Kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng cuối năm

Để có thể tổ chức được hội nghị khách hàng cuối năm một cách chuyên nghiệp, luôn suôn sẻ và thành công. Mọi người có thể tham khảo kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng dưới đây:

3.1 Lựa chọn thời gian và lịch trình tổ chức hội nghị khách hàng

Cuối năm là dịp mà doanh nghiệp, cơ quan tổ chức nào cũng bận rộn, không có nhiều thời gian. Chính vì vậy thời gian hợp lý nên tổ chức là vào những ngày cuối tuần, có thể là buổi sáng hoặc chiều đều được.

◾️ Những công việc cần làm trước khi tiến hành tổ chức hội nghị khách hàng:

◾️ Phân công công việc, nhiệm vụ cụ thể cho từng người, từng bộ phận.

◾️ Lên kế hoạch cẩn thận để giám sát tiến độ thực hiện.

◾️ Cần chuẩn bị một cách chu đáo và cẩn thận, tránh sai sót một cách tối đa nhất.

3.2 Gửi giấy mời

Giấy mời cần được gửi đi trước ít nhất là 1 tuần và cần đảm bảo đầy đủ các yếu tố dưới đây:

◾️ Cần thống kế chi tiết và cụ thể số lượng người tham gia để đặt và in giấy mời.

◾️ Trong giấy mời cần nêu rõ mục đích khi tham gia hội nghị khách hàng.

◾️ Trong giấy mời bao giờ cũng phải mời người thân đi cùng.

3.3 Lựa chọn địa điểm tổ chức

◾️ Địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng phải là:

◾️ Nơi nhiều người biết và dễ tìm.

◾️ Giao thông thuận lợi và dễ dàng.

◾️ Có hệ thống trang thiết bị hiện đại, âm thanh – ánh sáng chất lượng, chuyên nghiệp.

3.4 Bố trí hội trường

Trang trí khu vực ra vào (cổng chào) đẹp và bắt mắt.

◾️ Treo băng rôn, banner chào mừng.

◾️ Chuẩn bị các standee chào mừng tại khu vực cổng chào và trong sân khấu.

◾️ Chuẩn bị vị trí trưng bày cho các sản phẩm.

◾️ Có bảng chỉ dẫn cho khách mời, đại biểu tham gia.

3.5 Một số công việc khác

Quà tặng của doanh nghiệp thay lời cảm ơn (nếu có)

◾️ Băng, đĩa quảng cáo phát cho khách mời, đại biểu

◾️ Lựa chọn MC chuyên nghiệp, có khiếu hài hước….

3.6 Sau khi kết thúc hội nghị

◾️ Nhân viên dọn dẹp

◾️ Họp tổng kết và nghiệm thu

4. Liên hệ tư vấn miễn phí tại Haitugio

Quý khách hàng có thể liên hệ tư vẫn miến phí với Haitugio theo 2 cách sau:

☎️ Hotline: 0931 608 289 – 0961 445 711

📧 Hoặc email:tunguyen24h@gmail.com