Một sự kiện được tổ chức chỉn chu, chuyên nghiệp sẽ để lại ấn tượng tốt đẹp cho các khách mời. Xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện là công đoạn không thể thiếu trong một quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Vậy làm thế nào để tạo nên một kịch bản hấp dẫn cho sự kiện sắp tới, mời bạn tham khảo bài viết sau.

Kịch bản tổ chức sự kiện là gì?

Để hiểu hơn về quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, trước tiên chúng ta cần nắm vững về khái niệm của thuật ngữ concept tổ chức sự kiện.

1. Concept tổ chức sự kiện là gì?

Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, concept tổ chức sự kiện chính là ý tưởng chủ đạo được trình bày xuyên suốt trong một chương trình sự kiện. Bao gồm tất cả các khâu từ trang trí, âm thanh, ánh sáng đến nội dung các hoạt động diễn ra trong sự kiện. Để sự kiện được diễn ra thành công tốt đẹp, gây ấn tượng mạnh đến các khách mời. Concept kịch bản tổ chức sự kiện là yếu tố cốt lõi quyết định. Ý tưởng đó phải có tính khuấy động và định hướng được dư luận. Mà ít nhất là với những khách mời tham gia sự kiện.

Một concept sự kiện hay một kịch bản tổ chức sự kiện có thể bao gồm nhiều ý tưởng nhỏ kết hợp với nhau tạo thành một thể thống nhất. Tuy nhiên chúng vẫn phải đảm bảo cùng hướng đến thông điệp chung mà doanh nghiệp tổ chức sự kiện muốn truyền tải. Do đó, các doanh nghiệp thường phải dành rất nhiều thời gian để tìm tòi, nghiên cứu ra một concept hoàn chỉnh, độc đáo và hấp dẫn. Việc đầu tư kỹ lưỡng cho một sự kiện mà cơ bản là xây dựng được kịch bản tổ chức sự kiện hoàn chỉnh sẽ giúp doanh nghiệp đạt được nhiều mục đích trong kinh doanh.

Một concept thành công sẽ gây ấn tượng tốt đẹp trong lòng đối tác, khách hàng

2. Vai trò của kịch bản trong tổ chức sự kiện

Mọi hoạt động diễn ra theo sự sắp đặt sẵn lúc nào cũng khiến chúng ta cảm thấy yên tâm hơn. Theo đó, công việc sẽ được phân chia rõ ràng cho từng nhân sự. Mỗi người chỉ cần hoàn thành phần việc của cá nhân sẽ góp nên thành công chung. Những người trong ban tổ chức có thể kiểm soát toàn bộ chương trình và phối hợp ăn ý với nhau. Chuỗi hoạt động diễn ra đúng tiến độ mà các thành viên không sợ bỏ sót nhiệm vụ.

Các kịch bản tổ chức sự kiện bên cạnh đi theo chủ đề và nội dung chính. Còn có cả những tính toán vấn đề phát sinh. Đó là những tình huống bất ngờ ngoài kịch bản mà nếu không được dự liệu trước. Dự báo, đo lường và có biện pháp hỗ trợ kịp thời sẽ giúp hạn chế tối đa những sự cố không mong muốn. Nếu vấn đề xảy ra, BTC vẫn có thể xử lý các vấn đề một cách êm đẹp nhất.

Việc chuẩn bị kịch bản tổ chức sự kiện còn giúp định hình trước sự kiện sẽ diễn ra như thế nào. Xác định sự kiện diễn ra vào thời gian, địa điểm nào? Gồm bao nhiêu tiết mục, mỗi tiết mục bao nhiêu thời gian? Từ đó xác định tiếp nguồn nhân lực và vật lực cần đầu tư. Và cuối cùng là tính toán được ngân sách cần chi cho sự kiện.

Sự chuẩn bị chu đáo là điểm cộng hoàn hảo cho mọi bữa tiệc

Phân loại kịch bản tổ chức sự kiện phổ biến

Mỗi sự kiện sẽ có mục đích và thông điệp khác nhau. Do vậy mà sự phân loại cũng dựa trên cơ sở khác nhau.

1. Kịch bản tổ chức sự kiện phân theo loại hình sự kiện

Loại hình sự kiện được phân chia dựa trên cách thức tổ chức sự kiện. Chúng bao gồm:

– Sự kiện họp báo, thông cáo báo chí

– Sự kiện ra mắt sản phẩm, thương hiệu mới

– Sự kiện gây quỹ, chương trình từ thiện

– Sự kiện trưng bày, triển lãm sản phẩm hay tác phẩm nghệ thuật

– Sự kiện khai trương, khánh thành

– Hội thảo, hội nghị

– Team building, chương trình hoạt động ngoài trời

– Lễ hội, liên hoan, lễ kỷ niệm

Kịch bản tổ chức sự kiện ứng với mỗi loại hình sự kiện sẽ có sự khác nhau nhất định. Nhưng trên hết chúng cần đảm bảo được mục đích cuối cùng là truyền tải thông điệp đến khách hàng. Các doanh nghiệp cần xác định rõ loại hình sự kiện ngay từ đầu để đưa ra phương án tổ chức hiệu quả.

Sự kiện tổ chức cho thiếu nhi cần trang trí bắt mắt, thu hút các bé

2. Kịch bản tổ chức sự kiện phân theo mục đích sự kiện

Phân theo mục đích thực hiện, kịch bản tổ chức sự kiện có thể chia làm 3 loại cơ bản sau:

Kịch bản tổng quát: Là kịch bản bao quát của toàn bộ chương trình. Bao gồm timeline, nội dung chính và người giám sát chính. Kịch bản này phục vụ cho công tác điều hành, giám sát toàn bộ quá trình diễn ra sự kiện.

Kịch bản MC: Là kịch bản dẫn chương trình cho MC. Gồm những nội dung mà MC dựa vào đó để dẫn dắt khách mời đi qua từng hạng mục một cách sinh động hơn.

Kịch bản âm thanh – ánh sáng: Là kịch bản để kỹ thuật viên điều chỉnh âm thanh và ánh sáng theo nội dung chương trình. Đây là kịch bản rất quan trọng góp phần làm cho chương trình diễn ra đồng điệu, cuốn hút.

Quy trình lên kịch bản tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

1. Lên ý tưởng chủ đề sự kiện

Thường thì trước khi bắt tay vào thực hiện một việc gì đó. Nhất là những việc hệ trọng, chúng ta đều cần tìm hiểu kỹ càng mọi khía cạnh. Doanh nghiệp cần nắm rõ các thông tin liên quan đến sự kiện để lên kịch bản chuẩn xác. Hãy đi từ những câu hỏi cơ bản nhất. Chẳng hạn: mục đích của sự kiện này là gì, đối tượng tham gia là những ai, hình thức của sự kiện ra sao v.v. Thậm chí điều đầu tiên là chúng ta cần biết là ngân sách. Các khoản chi sẽ được tính toán bám theo ngân sách ngay từ đầu để cân đối. Một kịch bản càng rõ ràng, chi tiết và hợp lý càng tạo thuận lợi cho việc thực thi.

Phương pháp 5W1H sẽ giúp chúng ta xác định được các yếu tố cơ bản. Từ đó xây dựng nên kịch bản tổ chức sự kiện hoàn chỉnh. Hãy trả lời 5 câu hỏi sau:

Why: Mục đích của sự kiện là gì?

What: Thông điệp của sự kiện là gì?

Who: Đối tượng tham gia sự kiện là ai?

When: Khi nào sự kiện diễn ra?

Where: Sự kiện diễn ra ở đâu?

How: Sự kiện sẽ được tổ chức như thế nào?

Sau cùng, cần xác định ngân sách cho sự kiện là bao nhiêu để có thể đề xuất phù hợp.

Sự kiện thành công cần lên kế hoạch thật kỹ lưỡng ngay từ bước đầu

2. Xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện

Một kịch bản tổ chức sự kiện có kết cấu gồm 3 phần: Khai mạc, timeline nội dung chính và bế mạc. Các tiết mục phải đảm bảo bám theo chủ đề xuyên suốt và trong giới hạn thời lượng cho phép. Thông điệp phải được lồng ghép một cách liên tục và truyền tải một cách khéo léo. Nội dung thiết kế phải gây được ấn tượng với khách hàng mà không gây nhàm chán.

Một sự kiện hấp dẫn và thành công được đánh giá bởi lượng khách mời còn nán lại đến cuối giờ. Để làm được điều đó, kịch bản tổ chức sự kiện phải sắp xếp sao cho có tính logic, khơi gợi sự tò mò. Để tăng thêm phần kịch tính, nên lồng ghép thêm các chi tiết độc đáo, mới lạ gọi là keymoment. Sự hào hứng sẽ giúp khách mời muốn hòa vào không khí buổi lễ một cách trọn vẹn.

Xem thêm danh sách các mẫu quà tặng sự kiện hot nhất 2023 tại đây.

3. Chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức sự kiện cần phải phù hợp với concept đã đề ra. Tùy vào tính chất của sự kiện, chúng ta có thể chọn địa điểm trong nhà hay ngoài trời. Chẳng hạn sự kiện cần thực hiện các nghi thức trang trọng. Hay được tổ chức ở các phòng hội nghị, sảnh khách sạn. Các sự kiện năng động, mang tính lan tỏa kết nối sẽ được chọn tổ chức ngoài trời. Chẳng hạn như không gian sân vận động, bãi cỏ, sân vườn lớn.

Có một vài lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện mà chúng ta nên cân nhắc:

– Tìm và chọn địa điểm từ sớm để đặt được chỗ ưng ý với chi phí rẻ;

– Cần quan tâm đến vấn đề đi lại thuận tiện cho khách mời;

– Vấn đề dịch vụ cá nhân và đồ ăn thức uống tại chỗ;

– Điều kiện trang bị để xử lý khi gặp thời tiết xấu hay tình huống bất ngờ

Một địa điểm thuận tiện sẽ quyết định sự có mặt đông đủ của khách mời

4. Lên ý tưởng trang trí cho buổi sự kiện

Việc trang trí ít khi được nhắc tới nhưng lại là yếu tố cực kỳ quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến cảm nhận của khách mời. Mọi chi tiết trang trí cần tập trung hướng đến sự hài hòa và làm nổi bật thông điệp cũng như ý đồ mà doanh nghiệp muốn truyền tải. Bên cạnh đó, bạn có thể yêu cầu khách mời mang trang phục hoặc phụ kiện theo dress-code mình đề ra.

Thông thường các khách mời sẽ khá vui vẻ làm theo yêu cầu này vì chính họ cũng cảm thấy thú vị bởi được hòa mình vào buổi tiệc. Nếu ngại phiền cho các khách mời, bạn có thể trang bị sẵn các phụ kiện nho nhỏ để phát cho họ. Thường sẽ là vòng tay, ticker dán ngực áo hay các huy hiệu cài lên gấu áo v.v. Việc tạo điểm nhấn chung sẽ giúp khách mời cảm thấy sự kiện chuyên nghiệp và cảm thấy bản thân được trân trọng.

 Haitugio chuyên tổ chức sự kiện uy tín giá tốt

Tổ chức sự kiện là một trong những hạn mục không thể thiếu mà Haitugio có thể mang đến cho bạn. Nếu bạn đang cần tìm một đơn vị hỗ trợ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, đặc sắc mà giá cả lại phải chăng thì chúng tôi xin hân hạnh được đồng hành. Với đội ngũ nhân viên trẻ sáng tạo, năng động và đầy nhiệt huyết, Haitugio sẵn sàng giúp bạn làm nên một chương trình chuyên nghiệp, hoành tráng khiến khách hàng nhớ mãi.

>>> Xem thêm: Dịch vụ khai trương trọn gói từ Haitugio

Kết:

Tổ chức sự kiện là một trong những cách thức tốn kém nhưng vô cùng hiệu quả để kết nối những mối quan hệ. Nhưng để thực hiện thành công một sự kiện là không hề đơn giản. Chúng ta cần xây dựng một kịch bản tổ chức sự kiện logic, hấp dẫn để từ đó hiện thực hóa mọi thứ một cách dễ dàng hơn.