07-10-2020

TỔ CHỨC HỘI THẢO HỘI NGHỊ

Tổ chức hội thảo hội nghị là hình thức sự kiện khá quen thuộc đối với các doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên hội nghị và hội thảo là hai khái niệm khác biệt. Song không phải doanh nghiệp nào cũng nhận thức được điều này.

1. Hội thảo, hội nghị là gì?

Hội thảo hội nghị đều trình bày về mộ số vấn đề mang tính lý luận hoặc thực tiễn của doanh nghiệp.

tổ chức hội nghị hội thảo

Về bản chất, hội thảo là một cuộc thảo luận để làm sáng tỏ nguyên nhân, cơ sở lý luận. Trong khi đó, hội nghị là một cuộc họp nhằm tìm kiếm phương hướng tối ưu trong tương lai.

2. Vai trò của hội thảo đối với doanh nghiệp.

◼️ Là nơi tập hợp những đối tác, chuyên gia cùng ngành gặp gỡ và giao lưu trực tiếp.

◼️ Duy trì mối quan hệ khách hàng, gia tăng sức hút với khách hàng tiềm năng.

◼️ Tạo mối quan hệ với cơ quan truyền thông, nâng cao hình ảnh thương hiệu.

◼️ Định hướng giải quyết những khó khăn diễn ra bên trong nội bộ.

3. Các hình thức tổ chức hội thảo hội nghị phổ biến nhất

Các hình thức hội nghị thường gặp:

◼️ Hội nghị tổng kết năm: Là hoạt động tổng kết và nhìn lại quá trình hoạt động trong một năm. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp rút ra kinh nghiệm và định hướng tốt hơn trong năm tiếp theo.

◼️ Hội nghị hợp tác đầu tư và phát triển: Là hình thức hội nghị tập trung vào danh mục dự án tiềm năng. Hội nghị tập trung phân tích vấn đề, xúc tiến hoạt động đầu tư có khả năng sinh lời.

◼️ Hội nghị khách hàng: Là sự kiện được các doanh nghiệp hiện nay thường xuyên để bày tỏ sự tri ân tới những đơn vị, khách hàng đã tin tưởng sản phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp cung cấp.

Các hình thức hội thảo thường gặp:

◼️ Workshop: Là hình thức hội thảo nhằm chia sẻ kiến thức thực tiễn về một lĩnh vực nhất định như Marketing, tài chính, ngân hàng…

◼️ Hội thảo chuyên đề – chuyên môn: Là buổi hội thảo xoay quanh các vấn đề đang được dư luận quan tâm. Trong hội thảo, các chuyên gia được coi như chủ tọa, người tham dự sẽ là những người lắng nghe và đặt câu hỏi.

◼️ Hội thảo giới thiệu sản phẩm mới: Đây là hình thức hội thảo nhằm mục đích quảng bá, giới thiệu sản phẩm mới do tới công chúng.

4. Quy mô hội thảo – hội nghị

Xét theo quy mô hội thảo và hội nghị tại Việt Nam, có thể phân chia thành 3 loại: lớn, vừa và nhỏ.

◼️ Hội thảo – hội nghị quy mô lớn: là sự kiện với tầm cỡ quốc gia – quốc tế, có độ lan truyền mạnh mẽ.

  • Số lượng người tham gia trực tiếp tại sự kiện lên đến 1.000 người.
  • Những hội thảo – hội nghị lớn tác động lớn đến xu hướng, hoạt động của một khu vực, quốc gia.

◼️ Hội thảo – hội nghị quy mô vừa: là sự kiện với quy mô ngành – lĩnh vực cụ thể.

  • Số lượng người tham gia trực tiếp từ 100 – dưới 1.000 người.
  • Những hội thảo – hội nghị có tác động lớn đến xu hướng, hoạt động của một lĩnh vực, ngành nghề.

◼️ Hội thảo – hội nghị quy mô nhỏ: là sự kiện với quy mô doanh nghiệp.

  • Số lượng người tham gia trực tiếp dưới 100 người.
  • Những hội thảo – hội nghị có tác động đến hoạt động và định hướng sắp tới bên trong nội bộ công ty.

5. Các địa điểm tổ chức hội thảo hội nghị phù hợp

◼️ Các địa điểm ăn uống có quy mô

Địa điểm luôn thiết kế một phòng họp quy mô dưới 100 người dành cho các công ty quy mô nhỏ để tiết kiệm chi phí.

◼️ Các trung tâm hội nghị, hội thảo

Hai Tư Giờ chuyên tổ chức hội nghị hội thảo

Các trung tâm hội nghị hội thảo nằm ngự ngay tại trung tâm các thành phố lớn, rất tiện lợi cho việc di chuyển.

Bạn có thể dễ dàng tổ chức tea breack hoặc đặt tiệc dành cho khách mời một cách thuận tiện tại trung tâm tổ chức.

◼️ Các khu resort

Resort cũng là địa điểm đáng lưu tâm cho sự kiện sắp tới của bạn. Không chỉ đảm bảo yêu cầu về công việc,đây còn là điểm tham quan lý tưởng.

6. Các bước lập kế hoạch hội thảo – hội nghị

◼️ Bước đầu tiên: Lên chủ đề cho buổi hội thảo: Hội thảo sẽ được nói về gì? Nếu bạn không thể xác định mục tiêu rõ ràng, hội thảo khó có thể hấp dẫn được người xem.

◼️ Bước thứ hai: Xác định các đối tượng tham dự: diễn giả, người phát ngôn và các khách mời gồm những gì? Việc cần làm là hãy cố gắng lên danh sách cụ thể nhất, lưu ý để trống một vài vị trí phòng trường hợp thay đổi vào phút chót.

◼️ Bước thứ ba: Tìm kiếm địa điểm phù hợp. Một số địa điểm tổ chức hội thảo hội nghị là trung tâm hội nghị hoặc khách sạn. Hãy kiểm tra các dịch vụ tiện ích địa điểm đó cung cấp và phục vụ.

◼️ Bước thứ tư: Chuẩn bị những vật dụng cần thiết cho buổi tổ chức. Bạn cần nắm rõ nhu cầu của diễn giả rằng họ cần gì để việc tổ chức được chu đáo nhất.

◼️ Bước thứ năm: Chuẩn bị nhân sự cần thiết cho các bộ phận: lễ tân, kỹ thuật viên, trang trí, tiếp khách,…

◼️ Bước cuối cùng: Đăng ký hình thức hội thảo phù hợp và truyền thông sự kiện. Đây là bước khá quan trọng hỗ trợ quá trình đi đến thành công của buổi hội nghị hay hội thảo. Càng nhiều người biết, tỷ lệ đạt được mục tiêu ban đầu đặt ra càng cao, cơ hội tìm kiếm khách hàng và đối tác tiềm năng càng lớn.

7. Các bước chuẩn bị hội thảo – hội nghị

◼️ Trang trí địa điểm tổ chức hội nghị hổi thảo: Treo băng rôn đón tiếp khách, banner dọc theo lối đi và địa điểm xung quanh, dải thảm đỏ trên lối đi,…

◼️ Kiểm tra lắp đặt sân khấu ở khu vực tổ chức:

◼️ Trang trí sân khấu bằng thảm đỏ, hoa tươi, backdrop,…

◼️Lắp đặt các thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn chiếu

◼️ Khu vực dành cho đại biểu: Đặt biển tên, nước uống, bánh kẹo, hoa tươi, khăn chải bàn, sắp xếp ghế ngồi ngay ngắn,…

◼️ Khu vực dành cho khách tham dự khác: Sắp xếp ghế ngồi ngay ngắn, khoa học,…

◼️ Khu vực lễ tân: Sắp xếp bàn ghế, nước uống, bánh khẹo, tài liệu,… cho khách trong lúc tham dự sự kiện.

◼️ Sau khi kiểm tra các khu vực xong, bộ phận lễ tân thực hiện công việc đón tiếp khách tham dự, hướng dẫn khách vào hội trường, phát tài liệu cho khách (nếu có).

8. Kịch bản tổ chức hội nghị hội thảo

Đây là phần trọng tâm trong mẫu kịch bản tổ chức hội nghị hội thảo chi tiết, yêu cầu các bộ phận cần phối hợp nhịp nhàng để sự kiện diễn ra thuận lợi.

◾️ MC lên giới thiệu chương trình, giới thành phần đại biểu, và tuyên bố lý do

◾️ Đại diện khách mời phát biểu khai mạc chương trình

Ban chủ trì lên điều hành chương trình (nếu có). Nếu buổi hội thảo hội nghị nhằm mục đích trao đổi, giải quyết vấn đề khó khăn nào đó thường phải có ban chủ trì điều tiết chương trình.

Nếu chương trình diễn ra trong khoảng thời gian dài, nên bố trí một vài tiết mục văn nghệ để không khí thoải mái hơn, hay nghỉ giải lao giữa giờ và ăn nhẹ,…

◾️ Đại diện khách mời lên phát biểu bế mạc chương trình

◾️ MC tuyên bố kết thúc chương trình

◾️ Gửi quà tặng cho những người tham dự là cách hiệu quả để chiếm tình cảm cũng như thu hút khách hàng tham dự chương trình hội nghị.

◾️ Kết Thúc Kịch Bản Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo

◾️ Lễ tân tiễn khách

◾️ Tháo dỡ, thu dọn các thiết bị dụng cụ

◾️ Dọn đẹp địa điểm tổ chức sự kiện

◾️ Sắp xếp, kiểm tra, nghiệm thu lại các đồ đi mượn, hoặc thuê,…

9. Các vấn đề cần lưu ý khi thực hiện hội nghị

◼️ Khách mời “chuyên gia” giúp tạo sự tin tưởng

Trong các buổi hội thảo, những chuyên gia hoặc khách mời sẽ tạo nên uy tín cho chương trình.

◼️ Truyền thông cho sự kiện

Để buổi hội thảo diễn ra thành công không thể thiếu hoạt động truyền thông cho sự kiện. Thời gian truyền thông không nên quá sớm vì nó có thể giảm bớt sức nóng của sự kiện, và cũng không nên quá gần ngày tổ chức sẽ gây khó khăn khi sắp xếp người tham dự. Các hoạt động truyền thông nên diễn ra từ 1 – 2 tuần trước sự kiện và sử dụng kênh truyền thông thích hợp.

◼️ Lấy thông tin người tham dự

Mục đích là tăng cường mối quan hệ với khách hàng hiện tại và tìm kiếm khách hàng mới. Việc lấy thông tin người tham dự sẽ giúp hoạt động này diễn ra hiệu quả nhất.

10. Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo tại Haitugio

Bước 1: Liên hệ tư vấn miễn phí

Khách hàng có nhu cầu tổ chức hội thảo – hội nghị có thể liên hệ với Haitugio qua 3 phương thức sau:

  1. Hotline: 077 669 2979
  2. Website: https://haitugio.com.vn/
  3. Email:tunguyen24h@gmail.com

Nhân viên Haitugio sẽ nhanh chóng phản hồi và tư vấn cho quý khách hàng: từ lập kế hoạch đến tổ chức triển khai sự kiện.

Bước 2: Quý công ty sẽ được nhân viên tư vấn – báo giá chi tiết

Bảng chi tiết sự kiện và các nội dung chính cần thống nhất:

✅ Mục đích, mục tiêu cần đạt được của buổi hội thảo

✅ Nội dung chính của sự kiện

✅ Quy mô của sự kiện

✅ Địa điểm, thời gian tổ chức

✅ Nhân sự triển khai

✅ Kế hoạch truyền thông

✅ Kịch bản diễn ra sự kiện

Bước 3: Chuẩn bị cho sự kiện

Sau khi thống nhất và ký kết hợp đồng, Haitugio tiến hành các công tác chuẩn bị cho sự kiện:

Xác định đúng công việc, trách nhiệm cụ thể rõ ràng cho từng người, từng nhóm.

◼️ Triển khai nhóm phụ trách đối ngoại, truyền thông

  • In thư mời cho khách hàng (nếu có)
  • Gửi thư mời, liên hệ diễn giả, MC
  • Xem xét địa điểm
  • Xin giấy phép…

◼️ Triển khai nhóm hậu cần chương trình

  • Setup hội trường
  • Sắp xếp quà tặng, phương tiện đi lại…
  • Tiệc giữa giờ tea break, ăn uống, nghỉ ngơi
  • Sắp xếp trang thiết bị hội trường

◼️ Triển khai nhóm nhân sự vận hành sự kiện.

  • Lễ tân đón khách
  • Đưa khách vào hội trường…
  • Sắp xếp vị trí
  • Hỗ trợ khách mời

◼️ Triển khai nhóm kỹ thuật

  • Ghi hình
  • Đảm bảo thiết âm thanh, ánh sáng.
  • Đảm bảo được sự phối hợp nhịp nhàng, các tiết mục trình diễn khác…

Bước 4: Triển khai tổ chức hội thảo

Haitugio có đội ngũ kiểm tra, giám sát tiến độ thường xuyên, điều phối hội thảo diễn ra theo đúng kịch bản sự kiện

Bước 5: Kết thúc chương trình hội thảo

Haitugio bố trí nhóm quà tặng doanh nghiệp, gửi quà lưu niệm dành cho khách mời và người tham dự.

Bước 6: Đánh giá và báo cáo hiệu quả sự kiện

  • Đánh giá hoạt động và nội dung chương trình
  • Thực tế số người tham dự và ý kiến của khách hàng
  • Kết quả hoạt động truyền thông