- Đảm bảo chất lượng
- Chi phí hợp lý
- Tiện lợi nhanh chóng
07-10-2020
Tổ chức hội thảo hội nghị là hình thức sự kiện khá quen thuộc đối với các doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên hội nghị và hội thảo là hai khái niệm khác biệt. Song không phải doanh nghiệp nào cũng nhận thức được điều này.
Mục lục nội dung
Hội thảo hội nghị đều trình bày về mộ số vấn đề mang tính lý luận hoặc thực tiễn của doanh nghiệp.
Về bản chất, hội thảo là một cuộc thảo luận để làm sáng tỏ nguyên nhân, cơ sở lý luận. Trong khi đó, hội nghị là một cuộc họp nhằm tìm kiếm phương hướng tối ưu trong tương lai.
Hai Tư Giờ chuyên cung cấp trọn gói dịch vụ tổ chức hội nghị hội thảo
Hội nghị tổng kết năm: Là hoạt động tổng kết và nhìn lại quá trình hoạt động trong một năm. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp rút ra kinh nghiệm và định hướng tốt hơn trong năm tiếp theo.
Hội nghị hợp tác đầu tư và phát triển: Là hình thức hội nghị tập trung vào danh mục dự án tiềm năng. Hội nghị tập trung phân tích vấn đề, xúc tiến hoạt động đầu tư có khả năng sinh lời.
Hội nghị khách hàng: Là sự kiện được các doanh nghiệp hiện nay thường xuyên để bày tỏ sự tri ân tới những đơn vị, khách hàng đã tin tưởng sản phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp cung cấp.
Workshop: Là hình thức hội thảo nhằm chia sẻ kiến thức thực tiễn về một lĩnh vực nhất định như Marketing, tài chính, ngân hàng…
Hội thảo chuyên đề – chuyên môn: Là buổi hội thảo xoay quanh các vấn đề đang được dư luận quan tâm. Trong hội thảo, các chuyên gia được coi như chủ tọa, người tham dự sẽ là những người lắng nghe và đặt câu hỏi.
Hội thảo giới thiệu sản phẩm mới: Đây là hình thức hội thảo nhằm mục đích quảng bá, giới thiệu sản phẩm mới do tới công chúng.
Xét theo quy mô hội thảo và hội nghị tại Việt Nam, có thể phân chia thành 3 loại: lớn, vừa và nhỏ.
Là sự kiện với tầm cỡ quốc gia – quốc tế, có độ lan truyền mạnh mẽ. Số lượng người tham gia trực tiếp tại sự kiện lên đến 1.000 người. Những hội thảo – hội nghị lớn tác động lớn đến xu hướng, hoạt động của một khu vực, quốc gia.
Là sự kiện với quy mô ngành – lĩnh vực cụ thể. Số lượng người tham gia trực tiếp từ 100 – dưới 1.000 người. Những hội thảo – hội nghị có tác động lớn đến xu hướng, hoạt động của một lĩnh vực, ngành nghề.
Là sự kiện với quy mô doanh nghiệp. Số lượng người tham gia trực tiếp dưới 100 người. Những hội thảo – hội nghị có tác động đến hoạt động và định hướng sắp tới bên trong nội bộ công ty.
Các địa điểm ăn uống có quy mô: Địa điểm luôn thiết kế một phòng họp quy mô dưới 100 người dành cho các công ty quy mô nhỏ để tiết kiệm chi phí.
Các trung tâm hội nghị, hội thảo: Các trung tâm hội nghị hội thảo nằm ngự ngay tại trung tâm các thành phố lớn, rất tiện lợi cho việc di chuyển. Bạn có thể dễ dàng tổ chức tea breack hoặc đặt tiệc dành cho khách mời một cách thuận tiện tại trung tâm tổ chức.
Các khu resort: Resort cũng là địa điểm đáng lưu tâm cho sự kiện sắp tới của bạn. Không chỉ đảm bảo yêu cầu về công việc,đây còn là điểm tham quan lý tưởng.
◼️ Trang trí địa điểm tổ chức hội nghị hổi thảo: Treo băng rôn đón tiếp khách, banner dọc theo lối đi và địa điểm xung quanh, dải thảm đỏ trên lối đi,…
◼️ Kiểm tra lắp đặt sân khấu ở khu vực tổ chức:
◼️ Trang trí sân khấu bằng thảm đỏ, hoa tươi, backdrop,…
◼️Lắp đặt các thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn chiếu
◼️ Khu vực dành cho đại biểu: Đặt biển tên, nước uống, bánh kẹo, hoa tươi, khăn chải bàn, sắp xếp ghế ngồi ngay ngắn,…
◼️ Khu vực dành cho khách tham dự khác: Sắp xếp ghế ngồi ngay ngắn, khoa học,…
◼️ Khu vực lễ tân: Sắp xếp bàn ghế, nước uống, bánh khẹo, tài liệu,… cho khách trong lúc tham dự sự kiện.
◼️ Sau khi kiểm tra các khu vực xong, bộ phận lễ tân thực hiện công việc đón tiếp khách tham dự, hướng dẫn khách vào hội trường, phát tài liệu cho khách (nếu có).
Đây là phần trọng tâm trong mẫu kịch bản tổ chức hội nghị hội thảo chi tiết, yêu cầu các bộ phận cần phối hợp nhịp nhàng để sự kiện diễn ra thuận lợi.
◾️ MC lên giới thiệu chương trình, giới thành phần đại biểu, và tuyên bố lý do
◾️ Đại diện khách mời phát biểu khai mạc chương trình
Ban chủ trì lên điều hành chương trình (nếu có). Nếu buổi hội thảo hội nghị nhằm mục đích trao đổi, giải quyết vấn đề khó khăn nào đó thường phải có ban chủ trì điều tiết chương trình.
Nếu chương trình diễn ra trong khoảng thời gian dài, nên bố trí một vài tiết mục văn nghệ để không khí thoải mái hơn, hay nghỉ giải lao giữa giờ và ăn nhẹ,…
◾️ Đại diện khách mời lên phát biểu bế mạc chương trình
◾️ MC tuyên bố kết thúc chương trình
◾️ Gửi quà tặng cho những người tham dự là cách hiệu quả để chiếm tình cảm cũng như thu hút khách hàng tham dự chương trình hội nghị.
◾️ Kết Thúc Kịch Bản Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo
◾️ Lễ tân tiễn khách
◾️ Tháo dỡ, thu dọn các thiết bị dụng cụ
◾️ Dọn đẹp địa điểm tổ chức sự kiện
◾️ Sắp xếp, kiểm tra, nghiệm thu lại các đồ đi mượn, hoặc thuê,…
Khách hàng có nhu cầu tổ chức hội thảo – hội nghị có thể liên hệ với Haitugio qua các phương thức sau:
Nhân viên Haitugio sẽ nhanh chóng phản hồi và tư vấn cho quý khách hàng: từ lập kế hoạch đến tổ chức triển khai sự kiện.
Bảng chi tiết sự kiện và các nội dung chính cần thống nhất:
✅ Mục đích, mục tiêu cần đạt được của buổi hội thảo
✅ Nội dung chính của sự kiện
✅ Quy mô của sự kiện
✅ Địa điểm, thời gian tổ chức
✅ Nhân sự triển khai
✅ Kế hoạch truyền thông
✅ Kịch bản diễn ra sự kiện
Sau khi thống nhất và ký kết hợp đồng, Haitugio tiến hành các công tác chuẩn bị cho sự kiện:
Xác định đúng công việc, trách nhiệm cụ thể rõ ràng cho từng người, từng nhóm.
◼️ Triển khai nhóm phụ trách đối ngoại, truyền thông
◼️ Triển khai nhóm hậu cần chương trình
◼️ Triển khai nhóm nhân sự vận hành sự kiện.
◼️ Triển khai nhóm kỹ thuật
Haitugio có đội ngũ kiểm tra, giám sát tiến độ thường xuyên, điều phối hội thảo diễn ra theo đúng kịch bản sự kiện
Haitugio bố trí nhóm quà tặng doanh nghiệp, gửi quà lưu niệm dành cho khách mời và người tham dự.
◼️ Khách mời “chuyên gia” giúp tạo sự tin tưởng
Trong các buổi hội thảo, những chuyên gia hoặc khách mời sẽ tạo nên uy tín cho chương trình.
◼️ Truyền thông cho sự kiện
Để buổi hội thảo diễn ra thành công không thể thiếu hoạt động truyền thông cho sự kiện. Thời gian truyền thông không nên quá sớm vì nó có thể giảm bớt sức nóng của sự kiện, và cũng không nên quá gần ngày tổ chức sẽ gây khó khăn khi sắp xếp người tham dự. Các hoạt động truyền thông nên diễn ra từ 1 – 2 tuần trước sự kiện và sử dụng kênh truyền thông thích hợp.
◼️ Lấy thông tin người tham dự
Mục đích là tăng cường mối quan hệ với khách hàng hiện tại và tìm kiếm khách hàng mới. Việc lấy thông tin người tham dự sẽ giúp hoạt động này diễn ra hiệu quả nhất.
Xem thêm: Dịch vụ khai trương Trọn gói Hai Tư Giờ
