Tổ chức hội nghị và hội thảo là hình thức sự kiện đã trở nên khá quen thuộc đối với các doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên hội nghị và hội thảo là hai khái niệm khác biệt, không đồng nhất. Song không phải doanh nghiệp nào cũng nhận thức được điều này.

1. Tổ chức hội thảo, hội nghị là gì?

Hội thảo, hội nghị đều trình bày về mộ số vấn đề mang tính khoa học, lý luận hoặc các vấn đề thực tiễn của doanh nghiệp đang đặt ra với khách hàng, đối tác hay nội bộ công ty.

Nhưng về bản chất, Hội thảo lại là một cuộc thảo luận để làm sáng tỏ nguyên nhân, lý do, cơ sở hình thành và nhiều nội dung liên quan vấn đề được đề cập tới để đưa ra những dự báo sơ bộ về vấn đề này.

Hội nghị là một cuộc họp. Mục đích của cuộc họp này là tìm kiếm các giải pháp phù hợp và phương hướng đi mới trong tương lai. Dựa vào việc trao đổi & bàn bạc các vấn đề đang diễn ra, dựa rên các số liệu có sẵn, phân tích để tìm ra điểm hạn chế và kinh nghiệm dành cho vấn đề đó.

2. Vai trò của tổ chức hội thảo đối với doanh nghiệp.                  

◼️ Hội thảo là nơi tập hợp những đối tác cùng ngành, các chuyên gia trong lĩnh vực. Tạo cơ hội để bạn gặp gỡ và giao lưu trực tiếp với các đối tác tiềm năng.

◼️ Giúp duy trì các mối quan hệ khách hàng hiện tại đồng thời gia tăng thu hút với những khách hàng tiềm năng.

◼️ Tạo mối quan hệ với các cơ quan truyền thông, nâng cao hình ảnh thương hiệu và sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp.

◼️ Thông tin, nội dung trong hội nghị thường sẽ trở thành định hướng để giải quyết những khó khăn đang diễn ra

3. Các hình thức hội thảo – hội nghị phổ biến nhất

Các hình thức hội nghị thường gặp.

◼️ Hội nghị tổng kết năm: Đây là hoạt động mà hầu hết các doanh nghiệp đều thực hiện vào dịp cuối năm. Mục đích của hội nghị là tổng kết; và nhìn lại quá trình hoạt động trong suốt một năm qua. Trên cơ sở đó doanh nghiệp rút ra kinh nghiệm và định hướng hoạt động tốt hơn trong năm tiếp theo.

◼️ Hội nghị hợp tác đầu tư và phát triển: Là hình thức hội nghị tập trung vào các danh mục dự án đầu tư tiềm năng. Hội nghị sẽ phân tích các vấn đề liên quan đến dự án này. Nhằm thúc đẩy hoạt động đầu tư từ cả trong và ngoài nước.

◼️ Hội nghị khách hàng: còn có tên gọi khác là hội nghị tri ân khách hàng. Đây là sự kiện được các doanh nghiệp hiện nay thường xuyên tổ chức. Với đối tượng hướng đến là khách hàng và các đối tác. Thông qua hội nghị này; doanh nghiệp bày tỏ sự tri ân và cảm ơn tới những đơn vị; khách hàng đã tin tưởng và luôn ủng hộ các sản phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp cung cấp.

Các hình thức hội thảo thường gặp

◼️ Workshop: Workshop là một hình thức hội thảo nhằm chia sẻ kiến thức thực tiễn về một lĩnh vực nhất định như marketing, tài chính, ngân hàng… có thể diễn ra bên trong và ngoài doanh nghiệp. Để chia sẻ kinh nghiệm làm việc giữa các cá nhân, đơn vị với nhau.Ngoài ra sự kiện này còn có thể tiến hành với sự tham gia của cả khách hàng và đối tác. Nhằm trao đổi kỹ thuật và chia sẻ phương thức kinh doanh tiên tiến, hiện đại hơn.

◼️ Hội thảo chuyên đề – chuyên môn: Đây sẽ là buổi hội thảo xoay quanh các vấn đề chính đang được quan tâm và tập trung để thảo luận, phân tích các vấn đề liên quan đến lĩnh vực đó. Trong hội thảo này, các chuyên gia trong lĩnh vực đó được coi như chủ tọa, người tham dự sẽ là những người lắng nghe và đưa ra câu hỏi

◼️ Hội thảo giới thiệu sản phẩm mới: Đây là hình thức hội thảo được tổ chức nhằm mục đích quảng bá. Giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ mới do doanh nghiệp cung cấp tới công chúng. Thông qua đó, doanh nghiệp có thể truyền tải những ưu thế của mình. Và các thông tin quan trọng khác của sản phẩm đến khách hàng.

4. Quy mô hội thảo – hội nghị

Xét theo quy mô hội thảo và hội nghị tại Việt Nam, có thể phân chia thành 3 loại: lớn, vừa và nhỏ.

◼️ Hội thảo – hội nghị quy mô lớn: là sự kiện được tổ chức với tầm cỡ quốc gia – quốc tế, có độ lan truyền lớn.

◾️ Số lượng người tham gia trực tiếp tại sự kiện trên 1.000 người. Có sự tham gia của các nhân vật lớn, có tầm ảnh hưởng trong khu vực.
◾️ Những hội thảo – hội nghị lớn có tác động lớn đến xu hướng, hoạt động của một khu vực, quốc gia.

◼️ Hội thảo – hội nghị quy mô vừa: là sự kiện được tổ chức với quy mô ngành – lĩnh vực cụ thể.

Số lượng người tham gia trực tiếp từ 100 – dưới 1.000 người. Có sự tham gia của các nhân vật ảnh hưởng trong ngành nghề, lĩnh vực.

◾️ Những hội thảo – hội nghị có tác động lớn đến xu hướng, hoạt động của một lĩnh vực, ngành nghề.

◼️ Hội thảo – hội nghị quy mô nhỏ: là sự kiện được tổ chức với quy mô doanh nghiệp.

◾️ Số lượng người tham gia trực tiếp dưới 100 người. Có sự tham gia của các nhân vật quan trọng, chủ chốt của công ty cùng các đối tác, khách hàng.

◾️ Những hội thảo – hội nghị có tác động đến hoạt động và định hướng sắp tới bên trong nội bộ công ty.

5. Các địa điểm tổ chức hội thảo – hội nghị phù hợp

◼️ Các địa điểm ăn uống có quy mô lớn

Thông thường các địa điểm này luôn thiết kế một phòng họp có quy mô dưới 100 người, dành cho các công ty quy mô nhỏ. Là một lựa chọn không tồi dành cho các hội nghị trong nội bộ công ty để tiết kiệm chi phí.

◼️ Các trung tâm hội nghị, hội thảo

Các trung tâm hội nghị hội thảo được thành lập với mục đích chính là tổ chức các sự kiện họp hội nghị, hội thảo hay tiệc cưới, sinh nhật. Nằm ngay tại trung tâm các thành phố lớn, các trung tâm hội nghị cũng rất tiện lợi cho khách mời di chuyển.

Bạn có thể dễ dàng tổ chức tea breack hoặc đặt tiệc dành cho khách mời một cách thuận tiện tại trung tâm tổ chức.

◼️ Các khu resort

Đi xa hơn một chút, tạm tránh những ồn ào của phố thị, các khu resort cũng là địa điểm đáng lưu tâm cho sự kiện sắp tới của bạn.

Không chỉ đảm bảo yêu cầu về công việc, resort cũng là điểm tham quan chụp ảnh đẹp, mang lại không gian thư giãn, thoải mái giải lao giữa giờ cho các khách mời. Tạo điều kiện gián tiếp cho một buổi họp thành công.

◼️ Các khu du lịch

Nếu doanh nghiệp bạn có điều kiện về thời gian và kinh phí tổ chức thì các điểm du lịch sẽ là lựa chọn rất tốt cho chương trình hội nghị, hội thảo của bạn.

Vừa tạo sự mới lạ trong công tác tổ chức, vừa như một món quà tri ân tới những thành viên công ty, các vị khách mời hay tri ân tới những khách hàng của bạn.

Các khách sạn, nhà hàng cao cấp tại các khu du lịch cũng luôn được xây dựng những phòng họp chuyên dụng để phục vụ khách hàng. Nên đừng lo về cơ sở vật chất phục vụ cho buổi họp nhé.

6. Các bước lập kế hoạch hội thảo – hội nghị

◼️ Bước đầu tiên là lên chủ đề cho buổi hội thảo. Hội thảo sẽ được nói về chủ đề gì, mục đích của buổi hội thảo cũng như mục đích của những người tham dự. Nếu bạn không thể xác định mục tiêu rõ ràng này, hội thảo của bạn sẽ không thể hấp dẫn người xem.

◼️ Bước thứ hai là xác định các đối tượng tham dự: diễn giả, người phát ngôn và các khách mời. Bạn cần làm việc trước với họ để bàn bạc thật kỹ nội dung của buổi hội thảo, đặc biệt là diễn giả và người phát ngôn chương trình. Sau đó, lập danh sách những người đó. Hãy cố gắng lập danh sách cụ thể nhất, nhưng cũng để trống một vài vị trí, đề phòng trường hợp có điều gì đó thay đổi vào phút chót.

◼️ Bước tiếp theo sẽ phải tìm kiếm địa điểm phù hợp với số lượng người bạn đang muốn mời đến dự buổi hội thảo. Một số địa điểm hay được tổ chức hội thảo là trung tâm hội nghị hoặc khách sạn. Bạn cũng cần phải kiểm tra các dịch vụ tiện ích địa điểm đó cung cấp và phục vụ.

◼️ Bước thứ tư sẽ là chuẩn bị những vật dụng cần thiết cho buổi tổ chức. Bạn cần nắm rõ nhu cầu của diễn giả rằng họ muốn những gì để việc tổ chức được chu đáo nhất.

– Xem xét địa điểm tổ chức có đầy đủ các trang thiết bị âm thanh, ánh sáng chưa?

◼️ Bước thứ năm là chuẩn bị nhân sự cần thiết cho các bộ phận: lễ tân, kỹ thuật viên, trang trí, tiếp khách,…

◼️ Bước cuối cùng là đăng ký hình thức hội thảo phù hợp và truyền thông sự kiện. Đây là một bước khá quan trọng hỗ trợ cho quá trình đi đến thành công của một buổi hội nghị hay hội thảo. Càng nhiều người biết đến cuộc hội thảo sẽ là một cơ hội cho người tổ chức hội thảo đạt được mục tiêu ban đầu mà mình đặt ra, tìm kiếm khách hàng và đối tác tiềm năng.

7. Các bước chuẩn bị hội thảo – hội nghị

◼️ Chuẩn Bị Kịch Bản Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo

Chuẩn bị tổ chức hội nghị hội thảo sẽ là một quá trình dài. Ở bước chuẩn bị này chúng tôi sẽ chỉ nhắc đến quá trình chuẩn bị sau cùng trước khi bắt đầu vào nội dung chính tổ chức hội nghị hội thảo.

Các công việc cụ thể như sau:

◾️ Trang trí địa điểm tổ chức hội nghị hổi thảo: Treo băng rôn đón tiếp khách, banner dọc theo lối đi và địa điểm xung quanh, dải thảm đỏ trên lối đi,…

◾️ Kiểm tra lắp đặt sân khấu ở khu vực tổ chức:

◾️ Trang trí sân khấu bằng thảm đỏ, hoa tươi, backdrop,…

◾️ Lắp đặt các thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn chiếu

◾️ Khu vực dành cho đại biểu: Đặt biển tên, nước uống, bánh kẹo, hoa tươi, khăn chải bàn, sắp xếp ghế ngồi ngay ngắn,…

◾️ Khu vực dành cho khách tham dự khác: Sắp xếp ghế ngồi ngay ngắn, khoa học,…

◾️ Khu vực lễ tân: Sắp xếp bàn ghế, nước uống, bánh khẹo, tài liệu,… cho khách trong lúc tham dự sự kiện.

Sau khi kiểm tra các khu vực xong, bộ phận lễ tân thực hiện công việc đón tiếp khách tham dự, hướng dẫn khách vào hội trường, phát tài liệu cho khách (nếu có).

8. Kịch Bản Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo

Đây là phần trọng tâm trong mẫu kịch bản tổ chức hội nghị hội thảo chi tiết, vì thế các bộ phận cần phối hợp nhịp nhàng với nhau để sự kiện diễn ra thuận lợi.

◾️ MC lên giới thiệu chương trình, giới thành phần đại biểu, và tuyên bố lý do

◾️ Đại diện khách mời phát biểu khai mạc chương trình

◾️ Ban chủ trì lên điều hành chương trình (nếu có). Nếu buổi hội thảo hội nghị nhằm mục đích trao đổi, giải quyết một vấn đề khó khăn nào đó, thì thường phải có ban chủ trì buổi hội thảo hội nghị để điều hành, cân nhắc, điều tiết chương trình, tránh xảy ra xung đột gay gắt hoặc đi quá xa nội dung cuộc họp.

◾️ Nếu chương trình diễn ra trong khoảng thời gian dài, bạn nên bố trí một vài tiết mục văn nghệ để không khí thoải mái hơn, hay nghỉ giải lao giữa giờ và ăn nhẹ,…

◾️ Đại diện khách mời lên phát biểu bế mạc chương trình

◾️ Gửi quà tặng cho những người tham dự là một cách hiệu quả để chiếm tình cảm của họ cũng như thu hút khách hàng tới dự những chương trình hội nghị sau.

◾️ MC tuyên bố kết thúc chương trình

Kết Thúc Kịch Bản Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo

◾️ Lễ tân tiễn khách

◾️ Tháo dỡ, thu dọn các thiết bị dụng cụ

◾️ Dọn đẹp địa điểm tổ chức sự kiện

◾️ Sắp xếp, kiểm tra, nghiệm thu lại các đồ đi mượn, hoặc thuê,…

9. Các vấn đề cần lưu ý khi thực hiện

◼️ Khách mời “chuyên gia” giúp tạo sự tin tưởng

Trong các buổi hội thảo, những chuyên gia hoặc khách mời sẽ giúp tạo sự tin tưởng, uy tín cho chương trình. Đồng thời điều này cũng có lợi cho hoạt động truyền thống và giúp tỷ lệ chuyển đổi khách hàng được nâng cao. Bạn nên lựa chọn khách mời nổi tiếng trong lĩnh vực hoặc ngành nghề. Bên cạnh đó, người tổ chức cũng cần lên danh sách câu hỏi cùng kịch bản riêng cho chuyên gia.

◼️ Truyền thông cho sự kiện

Để buổi hội thảo diễn ra thành công không thể thiếu hoạt động truyền thông cho sự kiện. Thời gian truyền thông không nên quá sớm vì nó có thể giảm bớt sức nóng của sự kiện và cũng không nên quá gần ngày tổ chức vì nó sẽ gây khó khăn khi sắp xếp người tham dự. Các hoạt động truyền thông nên diễn ra từ 1 – 2 tuần trước sự kiện và sử dụng các kênh truyền thông phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu của hội thảo.

◼️ Lấy thông tin người tham dự

Mục đích quan trọng của hội thảo đó là tăng cường mối quan hệ với khách hàng hiện tại và tìm kiếm khách hàng mới. Việc lấy thông tin người tham dự sẽ giúp hoạt động này diễn ra hiệu quả nhất. Bạn có thể cân nhắc lựa chọn một trong số những hình thức lấy thông tin như điền form online, đăng ký nhận email hoặc sử dụng thẻ thành viên.lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp.

10. Quy trình tổ chức hội thảo – hội nghị tại Haitugio

Bước 1: Liên hệ tư vấn miễn phí

Khách hàng có nhu cầu tổ chức hội thảo – hội nghị có thể liên hệ với Haitugio qua 2 phương thức sau:

☎️ Hotline: 0931 608 289 – 0961 445 711

📧 Hoặc email:tunguyen24h@gmail.com

Nhân viên Haitugio sẽ nhanh chóng phản hồi và tư vấn cho quý khách hàng: từ lập kế hoạch đến tổ chức triển khai sự kiện.

Bước 2: Quý công ty sẽ được nhân viên tư vấn – báo giá chi tiết

✅ Bảng chi tiết sự kiện và các nội dung chính cần thống nhất:

✅ Mục đích, mục tiêu cần đạt được của buổi hội thảo

✅ Nội dung chính của sự kiện

✅ Quy mô của sự kiện

✅ Địa điểm, thời gian tổ chức

✅ Nhân sự triển khai

✅ Kế hoạch truyền thông

✅ Kịch bản diễn ra sự kiện

Bước 3: Chuẩn bị cho sự kiện

Sau khi thống nhất và ký kết hợp đồng, Haitugio tiến hành các công tác chuẩn bị cho sự kiện:

Xác định đúng công việc, trách nhiệm cụ thể rõ ràng cho từng người, từng nhóm.

◼️ Triển khai nhóm phụ trách đối ngoại, truyền thông

In thư mời cho khách hàng (nếu có)

Gửi thư mời, liên hệ diễn giả, MC

Xem xét địa điểm

Xin giấy phép…

◼️ Triển khai nhóm hậu cần chương trình

Setup hội trường

Sắp xếp quà tặng, phương tiện đi lại…

Tiệc giữa giờ tea break, ăn uống, nghỉ ngơi

Sắp xếp trang thiết bị hội trường

◼️ Triển khai nhóm nhân sự vận hành sự kiện.

Lễ tân đón khách

Đưa khách vào hội trường…

Sắp xếp vị trí

Hỗ trợ khách mời

◼️ Triển khai nhóm kỹ thuật

Ghi hình

Đảm bảo thiết âm thanh, ánh sáng.

Đảm bảo được sự phối hợp nhịp nhàng, các tiết mục trình diễn khác…

Bước 4: Triển khai tổ chức hội thảo

Haitugio có đội ngũ kiểm tra, giám sát tiến độ thường xuyên, điều phối hội thảo diễn ra theo đúng kịch bản sự kiện

Bước 5: Kết thúc chương trình hội thảo

Haitugio bố trí nhóm quà tặng doanh nghiệp, gửi quà lưu niệm dành cho khách mời và người tham dự.

Bước 6: Đánh giá và báo cáo hiệu quả sự kiện

✅ Đánh giá hoạt động và nội dung chương trình

✅ Thực tế số người tham dự và ý kiến của khách hàng

✅ Kết quả hoạt động truyền thông